西安开放大学蓝田分校学籍档案管理

在新时期国家开放大学的教学和实践中，必须增强档案管理意识，使开大学籍档案管理更加科学化、规范化，以保证教学活动的顺利进行，提高教学与管理质量。随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起，开大的学生类型和专业数量逐年增加，建立完善的学员学籍档案，是开大教育管理的重要组成部分。开大有其自身的发展规律和特点，它有别于普通高校，也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试，所以开大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发，不能搬用或套用现成的管理方式、方法。为进一步做好西安开放大学学籍档案管理工作，保证开大教育质量，维护开大良好的办学声誉，全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，做到严格、严密、严肃，蓝田分校结合自己多年的工作实践从以下几方面做好学籍档案管理工作。

一、领导和学籍档案管理人员要提高档案意识增强法制观念，充分认识学籍档案管理的重要性。档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作性质、地位和作用的认识。增强档案意识，是做好开大学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。要从思想的高度认识学籍档案管理工作，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视，分管档案管理工作的领导要亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导，每学期要召学籍档案管理人员在内的档案工作会议。对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决，为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力观念、物质与良好工作环境和条件保证。学籍档案管理人员要树立责任意识，有强烈的事业心，有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能;要有群众意识，要不断提高对学籍档案管理工作的认识和理解，增强档案意识，取得支持和帮助，不断提高业务水平的意识。

二、科学、合理设置学籍档案管理人员，提高政治与业务素质，学籍档案管理人员要热爱本职工作，对工作认真负责，坚持原则有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强，学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观依据，是不可再生的。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证，它不但是学生在校期间全面、真实的反映，也为开大开放教育工作研究与教务管理提供依据和材料。因此，科学、合理地设置学籍档案管理人员，不断提高管理人员政治与业务素质，具体措施有以下几点:

1、不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及国家开放大学对学籍档案管理工作的要求，并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求，选拔协作精神好吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。学历层次要达标，业务骨干要相对稳定，以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。

2、不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。开放大学学籍档案管理是一项管理周期长，服务性、开放性很强的工作，是开大办学的一个窗口，完善学生学籍档案，保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料，是非常重要的。由于开大招生的开放性、多形式、多层次，招生人数和专业数量很多，学籍管理内容十分繁杂，日常管理工作业务量大，涉及的原则性、政策性很强，事关学员切身利益，档案内容保存和利用价值极大，是开大整个档案管理工作的重要组成部分。因此，学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神，学籍档案管理工作无小事，要为学生和档案使用者提供最好的服务

3、不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。国开以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代，学员学籍电子档案的不断出现，对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平，要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习，参加国开、西安开大或学校自己组织的学籍管理培训，以提高档案工作者为学籍档案管理工作服务的能力。

三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围

开大的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。开大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括：

1、新生入学报名登记表

2、招生录取审批表和花名册;

3、教学班基本情况登记表;

4、学生成绩登记总表;

5、学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等）；

6、各类成绩表（包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表）。

7、开放教育试点生的学期注册表、课程注册表；

8、各类短期培训教育花名册和成绩表;

9、其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料（包括报告、批复等）。

使用更方便学员的毕业档案资料主要包括：、

1、入学报名登记表

2、入学通知书

3、成人高等学校毕业生登记表

4、学员在校期间的奖惩材料;

5、学生个人成绩登记表;

6、毕业论文或毕业设计;

7、各类毕业生花名册;

8、各类学生结业花名册

9、本科学员办理学士学位花名册;

学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。

四、建立健全学籍档案管理规章制度，使学籍档案管理工作更加规范化和制度化。建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。